Beaucoup de personnes ne savent pas comment gérer leur temps. Nous avons tous des journée chargées qui peuvent nous empêcher de nous organiser. Le manque d’organisation pose un problème dans la qualité du travail . Arriver à gérer convenablement son temps permet de ne pas être sous stress et de travailler dans un climat de bien être et de productivité.
Je vais tenter de vous aider en vous énumérant les différentes techniques existantes dans ce domaine.
1- Je planifie ma journée
Le matin, commencez la journée en la visualisant : réfléchissez aux 3 objectifs que vous souhaitez réaliser dans la journée. La visualisation à l’intérêt d’anticiper certains problèmes et de les supprimer avant même qu’ils ne surgissent.
Le soir prenez le temps de noter sur un agenda votre journée du lendemain. Le simple fait de jeter un œil sur votre agenda et de noter 3 à 5 priorités pour le lendemain vous aidera anticiper ce qui va se passer et à prévoir les imprévus.
N’hésitez pas à noter les objectifs à atteindre, les tâches à accomplir, les priorités et les probables imprévus. Fixez une heure limite pour chaque activité à ne pas dépasser.
Tentez d’établir des listes des tâches que vous devez gérer en fonction de leurs importances.
- les tâches urgentes et importantes : PRIORITAIRES
- les actions importantes non urgentes : A PREVOIR
- les tâches peu importantes et moins urgentes : A FAIRE
Si vous travaillez sous Outlook, n’hésitez pas à vous créer une liste des tâches à réaliser.
Dans votre agenda, utilisez des couleurs différentes pour distinguer les tâches en fonction de leurs importances.
Dans votre boîte mail, créez des sous-dossiers : dossier en attente, à traiter, traité, urgent, pas urgent…
Les questions à se poser :
- Combien de temps me faut-il pour réaliser ce que je veux faire?
- De combien de temps je dispose?
2- Je m’organise
Un bureau rangé et propre est plus propice au travail. Le fait de trouver rapidement ses documents, dossiers ou autres objets, fait gagner un temps précieux. Efforcez-vous de garder les choses à leur place.
3. Je gère les pertes de temps
Des collègues qui rentrent à tout moment dans votre bureau, des emails ou des sms qui arrivent sur votre téléphone peuvent vous déconcentrer.
Savoir gérer son temps, c’est apprendre à maîtriser les distractions qui vont vous déconcentrer et vous faire perdre du temps inutilement. Pensez à vous isoler en coupant le téléphone ou en fermant la porte de votre bureau.
4. Planification
Apprenez à planifier à court, moyen et long terme, cela permet d’éviter les imprévus. Les dossiers qui ne sont pas importants, mettez-les de côté et focalisez-vous sur ce qui doit être rendu au plus tôt.
5. Faire un bilan
Il est essentiel de régulièrement s’arrêter et de faire le bilan de la situation .
- Quelles sont les difficultés que je rencontre?
- Que puis-je faire pour améliorer ma gestion?
La gestion du temps demande une pratique régulière pour pouvoir arriver à en récolter les bénéfices. Soyez patients dans votre gestion et vous allez rapidement vous sentir mieux au travail et générer un travail de qualité.
J e s s
Coach de Vie et Love Coach
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